葬儀業界での『NotebookLM』活用術｜AIで業務改善と効率化

顧客とのやり取り、マニュアル、会議の議事録、さらには電話でのやり取りなどなど。
葬儀社の日々の業務は、膨大な情報と細かな作業が積み重なっています。これらの情報を効率よく整理・共有することが、業務改善の大きなカギとなってきました。

そのような中、我々が提言するのが
「AI活用で葬儀業務の生産性は劇的に向上し、効率的な情報整理が可能となる。」

その中で、特に注目されるのが"NotebookLM"。
Googleが提供するAIアシスタントツールは、膨大な資料を瞬時に整理し、必要な情報を迅速かつ正確に引き出す最新AIツール。葬儀業務においても、これまでの業務の負担を軽減し、さらなる成長を促すツールとなることでしょう。
本記事では、NotebookLMの特長と具体的な活用事例を通して、AI技術を活用した葬儀業界の未来を探ります。

1. NotebookLM とは？

NotebookLMは、Googleが開発したAIリサーチアシスタントツール。

このツールは、ユーザーがアップロードしたドキュメントを解析し、要約、引用抽出、自動整理を行います。これにより、葬儀社で扱う膨大な書類、議事録、マニュアル、さらには電話の録音データなどを簡単に整理し、即座に必要な情報を取り出せるようになります。

これを活用すると簡易版の社内チャットボットが完成し、運用が可能

主な機能

• 要約生成機能
  膨大な資料をAIが解析し、重要なポイントを短時間で要約します。これにより、葬儀社スタッフは要点を迅速に把握し、無駄な時間を削減できます。
• 引用機能
  重要部分をAIが自動で抽出し、引用形式を提供。レポートや提案書を作成する際、資料の信頼性を高め、正確な引用が可能になります。
• メモ作成と整理機能
  会議録音や資料を基に、AIが自動でメモを整理し、スタッフ間で共有できる形にまとめます。これにより、会議後の情報共有が迅速かつ効果的になります。

株式会社ディライトでの活用事例

次に株式会社ディライトでの活用例について紹介します。これらは実際に活用されている事例なので、自社で活用できる内容を見つけたら積極的に真似していきましょう。

議事録作成の自動化

ディライトでは以前まで会議終了後、議事録担当者が手作業で数時間をかけて議事録を作成していました。この作業は担当者の大きな負担となっていただけでなく、内容の抜け漏れや解釈の誤りが発生する可能性もあります。

しかし、NotebookLM導入後は、会議の録音データ（音声ファイルやWeb会議の録画データ）をアップロードするだけで、AIが発言内容をテキスト化し、重要なポイントを自動的に抽出し、要約された議事録を瞬時に生成してくれるようになりました。

導入後の効果:

• 議事録作成時間を平均で約80%削減（1件あたり約2時間削減）。
  これにより、担当者は企画立案や顧客対応といった、より創造的で付加価値の高い業務に時間を有効活用できるようになりました。
• 議事録の質と正確性が大幅に向上。
  AIが客観的に発言内容を記録するため、主観による情報の偏りがなくなり、重要な決定事項やタスクの割り当て漏れを防ぐことができるようになりました。
• 情報共有のスピードが飛躍的に向上。
  会議終了後、数分で議事録が共有されるため、参加者間の認識のずれがなくなり、迅速な意思決定とスムーズな業務連携が可能になりました。
• 新入社員や異動者の早期戦力化に貢献。
  過去の議事録を『NotebookLM』で容易に検索できるため、新しくチームに加わったメンバーも、過去の議論や決定事項を短時間で把握し、スムーズに業務に参画できるようになりました。

マニュアル更新と共有

マニュアルや社内ルールは頻繁に改正されます。
以前は、担当者が改訂された情報を基に紙のマニュアルを印刷・配布したり、共有フォルダ内の電子ファイルを更新したりする必要があり、時間と手間がかかっていました。

『NotebookLM』導入後は、最新の法規制情報や改訂された社内ルールを含むマニュアルのPDFやWordファイルをアップロードするだけで、AIが変更箇所を自動的に特定し、既存のマニュアルと比較して分かりやすく提示してくれるようになりました。

導入後の効果:

• マニュアル更新作業時間を大幅に短縮（約90%削減）。
  これまで数日かかっていた作業が、数時間で完了するよう。常に最新の情報に基づいた業務遂行が可能になりました。
• スタッフへの情報伝達が迅速かつ確実化。
  更新されたマニュアルは『NotebookLM』上で一元管理され、全スタッフがいつでも最新の情報にアクセスできるようになりました。AIが変更点を強調表示してくれるため、重要な情報の見落としを防ぐ効果もあります。
• 業務ミスの大幅な削減。
  常に最新の情報に基づいて業務を行えるようになったため、法規制違反や社内ルール違反といった、情報不足に起因する業務ミスが大幅に減少しました。

電話応対の品質向上

お客様からの電話による問い合わせ内容は多岐にわたり、様々な質問が寄せられます。
以前は、経験の浅いスタッフがこれらの問い合わせに対応する際、すぐに回答できない場合があり、お客様を長時間お待たせしたり、不正確な情報を提供してしまうことがありました。

しかし『NotebookLM』導入後は電話応対中に、お客様の質問内容をテキストで入力するとAIが過去のFAQ、関連資料、顧客情報、トークスクリプトなどを瞬時に参照し、最適な回答候補をリアルタイムで担当者に提示してくれるようになりました。

導入後の効果:

• 新人スタッフでも自信を持って電話応対が可能に。
  AIが適切な情報を提供してくれるため、経験の浅いスタッフでも、お客様の質問に対して的確かつ迅速に回答できるようになり、早期の戦力化に貢献しています。
• 回答の正確性と均質性が向上
  AIが客観的な情報に基づいて回答を支援するため、担当者による回答のばらつきがなくなり、常に一定の質の高い電話応対が可能になりました。
• お客様をお待たせする時間を大幅に短縮。
  必要な情報を瞬時に検索できるため、お客様を長時間待たせることなく、スムーズな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がっています。
• 顧客からの信頼感の向上。 迅速かつ正確な情報提供により、お客様からの信頼感が高まり、リピーターの増加や紹介に繋がるケースも増えています。

"NotebookLM"導入のメリット

事例からも明らかになったようにNotebookLMを葬儀業界に導入すると、業務効率化や情報共有の円滑化、顧客体験の向上といったメリットがあります。それに加えて、従業員満足度の向上やコスト削減、リスク管理の強化、そして組織全体の知識・ノウハウの蓄積といった多岐にわたる間接的なメリットも期待できるでしょう。

今後、AI技術の重要性はますます高まると考えられます。
多様化する顧客の価値観やニーズに対応するためには、よりパーソナライズされた葬儀プランを提案することが求められますが、その実現には過去の膨大な事例データを的確に分析・活用できるNotebookLMのようなAI技術の導入が必要となるでしょう。まずはNotebookLMを効果的に活用することで、今後の葬儀ビジネスにおける新たな可能性を切り拓いていくことが大切です。

NotebookLM導入のステップ

Googleアカウントでログイン

まずは、https://notebooklm.google.com にアクセスしてください。

お持ちのGoogleアカウントでログインすれば、すぐに使い始めることができます。
もしGoogleアカウントをお持ちでない場合は、新規作成が必要ですが、無料で簡単に作成できます。

ドキュメントをアップロード

NotebookLMはファイルをドラッグ＆ドロップするだけで簡単にアップロードできます。複数のファイルをまとめてアップロードすることも可能。

結果を確認・共有

AIが出力した要約や提案を確認し、チームで共有。改善策をフィードバックし、業務をさらに向上させます。

まとめ

NotebookLMは、葬儀業務における情報整理を効率化し、業務の生産性を大幅に向上させます。議事録やマニュアルの更新、電話応対の品質向上など、AI技術がもたらす革新の力を活用することで、競争力のある葬儀社として新しい一歩を踏み出すことができます。AIが加速する未来、葬儀業界の新しい形を、あなたの手で創り上げよう。

今すぐ、NotebookLMを活用し、葬儀業務の未来を切り拓きましょう！